Samochód zastępczy dla firmy, na co zwrócić uwagę?

Współczesny biznes w dużej mierze opiera się na mobilności. Sprawna flota pojazdów to dla wielu firm podstawowe narzędzie pracy., o czym przekonał się nie jeden przedsiębiorca, nawet gdy początkowo sądził inaczej. Wystarczy jedna kolizja lub wypadek, aby poważnie zakłócić ciągłość działania przedsiębiorstwa. Brak samochodu szybko przekłada się na opóźnienia, straty finansowe i utrudnienia organizacyjne. Klienta nie interesuje, czy akurat mieliśmy stłuczkę, czy zepsuł się firmowy samochód. Wbrew pozorom to dotyczy nie tylko firm transportowych ale wszystkich, zarówno produkcyjnych jak i budowlanych, usługowych. Jesteś agentem ubezpieczeniowym bez auta nie dojedziesz na spotkanie, prowadzisz kwiaciarnię, bez auta nie dowieziesz świeżego towaru, budujesz drogi, bez samochodu nie dojedziesz na budowę, nie wylejesz betonu czy nie odwieziesz gruzu itd. Samochód jest niezbędnym narzędziem.

Jeżeli pojazd firmowy nie był sprawcą zdarzenia, przedsiębiorcy przysługuje samochód zastępczy z OC sprawcy. Warto również zabezpieczyć się na wypadek szkody z własnej winy lub awarii, rozszerzając ochronę ubezpieczeniową o pokrycie kosztów wynajmu auta zastępczego. Ochrona przydaje się, w sytuacji spornej, jak też w razie gdy sprawca jest nieznany bądź ucieknie z miejsca zdarzenia, nie posiada ubezpieczenia. Nie warto w tym wypadku oszczędzać na ubezpieczeniu, zwłaszcza że ubezpieczyciele starają się zaoferować firmom dogodne pakiety z konkurencyjnymi cenami. 

Czym różni się samochód zastępczy dla firmy od samochodu zastępczego dla osoby fizycznej?

Faktycznie różnicy pomiędzy samochodem firmowym a prywatnym nie ma, niemniej od strony dokumentacji, rozliczenia kosztów wynajmu samochodu zastępczego owszem występują różnice. Firma może odliczyć 50% lub 100% VAT przy spełnieniu określonych warunków jak VAT 26 czy ewidencja przebiegu pojazdu. W przypadku przedsiębiorców konieczne jest również zawarcie umowy z wypożyczalnią, która powinna być zawarta przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, ponadto kluczowy jest element uzasadnienia potrzeby samochodu zastępczego, które w przypadku osób prywatnych jest drugorzędny. Firma musi udowodnić przed ubezpieczycielem, że samochód zastępczy jest jej niezbędny do wykonywania pracy. Tym samym samochód firmowy, który został uszkodzony na parkingu stojąc bezczynnie od dłuższego czasu i nie mający obłożenia na czas naprawy nie może być zastąpiony samochodem zastępczym. Kolejną różnicą może być limit kilometrów, nie w każdej ale w większości wypożyczalni samochodów wynajem dla firm ma ograniczenie co do kilometrów, po jego przekroczeniu obowiązują dopłaty. Trudno ocenić który rodzaj wynajmu jest bardziej opłacalny.

Procedura udostępnienia samochodu zastępczego firmie, czyli od czego zacząć wynajem samochodu

Niezbędne do uzyskania samochodu zastępczego jest zgłoszenie szkody, a następnie żądania otrzymania samochodu zastępczego, czemu powinno towarzyszyć uzasadnienie oparte na potrzebach przedsiębiorcy w zakresie wykorzystywania samochodu do funkcjonowania firmy. Warto zgłoszenia dokonać jak najszybciej. Nie martw się jeśli nie posiadasz kompletu wymaganych informacji i dokumentów, zawsze można zgłoszenie uzupełnić. Wnioskować o pojazd zastępczy można bezpośrednio u ubezpieczyciela sprawcy zdarzenia, jak też pośrednika, własnego ubezpieczyciela AC, jak też działać na własną rękę wynajmując samochód w wypożyczalni i dokumentując umową wynajmu koszty, które pokryć winien ubezpieczyciel sprawcy. Jak widać opcji jest kilka, którą wybrać, to już zależy od konkretnego przypadku. Najbardziej skuteczną metodą wynajmu jest wynajem bezpośrednio z wypożyczalni współpracującej z ubezpieczycielem. 

Czy ubezpieczyciel może odmówić samochodu zastępczego firmie?

Ubezpieczyciel nie może odmówić pojazdu zastępczego, ani też pokrycia kosztów wynajęcia pojazdu przez firmę poszkodowaną tylko z powodu tego, że wnioskodawcą jest przedsiębiorca. W określonych przypadkach jest możliwa odmowa, jednakże przesłanki odmowy są tożsame  z tymi, które tyczą się osób fizycznych jak brak odpowiedzialności ubezpieczyciela za zdarzenie, czy wynajem pojazdu wyższej klasy niż uszkodzony, nieuzasadniony okres użytkowania itp. Warto skonsultować się z ubezpieczycielem przedstawiając argumenty za wynajmem. Jeśli nam odmówiono samochodu zastępczego zawsze można się odwoływać prezentując swoje stanowisko. To co istotne to wynajmując auto wybrać takie które zalicza się do tej samej klasy, segmentu co nasze auto, pozwoli to uniknąć dopłaty za podwyższony standard lub wręcz odmowy.

Warunki otrzymania samochodu zastępczego dla przedsiębiorcy z OC sprawcy

Jeżeli samochód dla firmy jest narzędziem pracy w razie jego uszkodzenia, które powoduje wyłączenie samochodu z ruchu drogowego, przysługuje firmie poszkodowanej bezpłatny samochód zastępczy. Tej wersji należy trzymać się uporczywie, zwłaszcza gdy ubezpieczyciel próbuje zbyć poszkodowaną firmę, przedłuża postępowanie, unika odpowiedzialności. Niestety w przypadkach auta z OC sprawcy można trafić na problemy.

Co do zasady uprawnienie do otrzymania samochodu zastępczego dla firmy nie różni się od warunków jakie spełnić musi osoba prywatna. Zasadniczo w każdej sytuacji, gdy pojazd poszkodowany nie kwalifikuje się do jazdy po kolizji lub wypadku, których nie był sprawcą, przysługuje samochód zastępczy, którego koszty wynajęcia, udostępnienia do użytkowania ponosi ubezpieczyciel sprawcy zdarzenia drogowego. Nie ma znaczenia czy szkoda jest szkodą parkingową, czy w ruchu drogowym. Podstawą uprawnienia jest zakwalifikowanie zdarzenia jako zdarzenia komunikacyjnego, czyli w zdarzeniu muszą brać udział co najmniej dwa pojazdy mechaniczne, zdarzenie dotyczy ruchu pojazdu lub pojazdów, winę lub odpowiedzialność za zdarzenie ponosi kierowca lub właściciel drugiego pojazdu. Co istotne pojazd sprawcy nie musi posiadać aktualnego ubezpieczenia OC, jeśli takiego nie posiada, wówczas koszty samochodu zastępczego ponosi Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny. W praktyce nie jest to już takie łatwe do zakwalifikowania, kiedy kolizja ma niejasne okoliczności, policja przedłuża ustalanie sprawcy czy przyczyny zdarzenia, brak jest świadków itp. Warto w takich sytuacjach znać swoje prawa i walczyć o swoje.

Nie tylko samochód, ale pojazd

W dużym skrócie mówi się o samochodzie zastępczym z OC sprawcy, jednak pod tym hasłem mieści się każdy pojazd mechaniczny, czyli również kombajn, ciągnik siodłowy czy koparka, spychacz, walec, jak też samochody specjalne jak betoniarki, cysterny itd. Oczywiście jeśli uszkodzona zostaje cysterna, samochodem zastępczym nie może być samochód osobowy, a również cysterna. Co więcej powinna być ona zbliżona lub taka sama jak ta, która została uszkodzona, co tyczy się jej właściwości, wielkości. Często sporne jest wyposażenie samochodów zastępczych. Z pozoru może wydawać się to błahym problemem, ale w rzeczywistości może to powodować utrudnienia i straty dla firmy, kiedy uszkodzony samochód dostawczy z windą transportową zostaje zastąpiony samochodem zastępczym dostawczym ale bez widny, lub mniejszej ładowności. Niestety o nietypowe pojazdy trudno jest na rynku wynajmu, zwłaszcza gdy nie jest on planowany z wyprzedzeniem a tak właśnie jest w przypadku kolizji, awarii. Należy wówczas szukać wypożyczalni samochodów oferujących różnorodną flotę.

Samochód zastępczy, na co zwrócić uwagę?

Przede wszystkim należy zadbać o to, aby samochód zastępczy odpowiadał klasie pojazdu, który został uszkodzony. Nie jest problemem niższa klasa pojazdu, jednak jeśli pojazd jest wyższej klasy można zostać obciążonym kosztami różnicy w wynajmie samochodu zastępczego a wynajmie samochodu odpowiadającego klasie pojazdu uszkodzonego. W takiej sytuacji ubezpieczyciel sprawcy zdarzenia może odmówić poniesienia kosztów, wydłużyć rozliczenie o postępowanie wyjaśniające i korektę wydatków. W rzeczywistości chodzi nie tylko o sytuacje kiedy uszkodzona Toyota Yaris jest zastępowana modelem limuzyny Audi, ale również sytuacje kiedy przykładowo posiadamy SUVa miejskiego o ubogim wyposażeniu i zastępczo wynajmujemy co prawda SUVa ale w bogatej wersji wyposażenia z przeznaczeniem do jazdy terenowej. Rzadko wynika to z chciwości i świadomego wyboru, o wiele częściej to efekt dostępności w wypożyczalni takiego a nie innego samochodu.

Istotny jest również okres korzystania z samochodu zastępczego. Okres korzystania z samochodu zastępczego obejmuje pełen okres naprawy pojazdu uszkodzonego, pod warunkiem, że naprawa nie jest celowo przedłużana. Nie ma w tym wypadku zastosowania okres technologiczny naprawy, ale rzeczywisty uwzględniający kolejkę w serwisie, oczekiwanie na wprowadzenie niezbędnych części, a także czas na wykonanie niezbędnych badań technicznych umożliwiających poruszanie się po drodze publicznej. W przypadku szkody całkowitej samochód zastępczy przysługuje do dnia wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela. Wątpliwym są okresy, kiedy samochód zastępczy nie jest użytkowany przez firmę z uwagi na przestój w działalności, czasowe zawieszenie działalności itp. Troszku inaczej jest z samochodem zastępczym z własnego auto casco, wtedy okresy wynajmu mogą być zgodnie z warunkami polisy ograniczone nie do czasu naprawy ale z góry określonej ilości dni np. trzy dni czy pięć dni maksymalnie, a decyzja o ilości dni należy do ubezpieczyciela.

Warunki wynajmu dogodne dla firmy

Z założenia samochody firmowe są eksploatowane non stop, bardzo intensywnie, dlatego też ważne by były sprawne, bezpieczne i komfortowe. Aby nie być zaskoczonym przy oddawaniu samochodu warto sprawdzić dokładnie umowę z wypożyczalnią i warunki korzystania z samochodu. Między innymi istotny jest limit kilometrów jak też możliwość wyjazdu samochodem poza terytorium RP. 

Bardzo ważne jest ubezpieczenie samochodu zastępczego, nie każda wypożyczalnia gwarantuje polisę bez wkładu własnego w razie spowodowania kolizji, czy uszkodzenia pojazdu. Ważne są także zapisy odnoszące się do ewentualnych usterek pojazdu, wymiany samochodu w czasie okresu użytkowania z powodu jego usterek, awarii itp. 

Rzadko wypożyczalnie różnicują cennik wynajmu samochodów dla firm i dla osób prywatnych, ale i na to należy być uczulonym, podobnie jak na zapisy drobnym drukiem, klauzule dotyczące kar, dodatkowych opłat za określone sytuacje. Wybierając wypożyczalnię warto porównać warunki wynajmu, gdyż oferta może się różnić nie tylko ceną, ale zapisami umownymi komplikujący korzystanie z samochodu w celach biznesowych, lub powodujące ryzyko kosztów.

Co do zasady nie należy obawiać się wynajmu auta zastępczego, ale żeby nie być zaskoczonym dopłatami, odmową ubezpieczyciela itd. trzeba najpierw zapoznać się z warunkami wynajmu, warunkami ubezpieczenia. Czasem warto porównać kilka ofert wynajmu, upewnić się w ubezpieczalni co do pokrywanych kosztów.